Lucro Exato

Contratar o primeiro empregado é um marco para qualquer microempreendedor. Seja para ajudar na cozinha, no atendimento ou na entrega, ter um funcionário pode aumentar sua produtividade e dar mais fôlego para o negócio. Mas, se não for feito do jeito certo, essa contratação pode virar uma fonte de problemas trabalhistas, multas e dores de cabeça.

Neste artigo, vou mostrar o caminho prático para contratar, registrar e gerenciar um empregado na sua microempresa, sem complicação e dentro da lei. Vamos direto ao ponto.

O que a maioria erra ao contratar um funcionário

Muitos microempreendedores brasileiros acreditam que basta pagar um salário combinado e pronto. Ou pior: acham que podem contratar um empregado sem registro, como se fosse um “ajudante” informal. Isso é um erro grave. A legislação trabalhista brasileira é clara: qualquer pessoa física que trabalhe com subordinação, horário definido e receba salário é considerada empregada, e precisa ser registrada em carteira. Outro erro comum é não fazer um contrato de experiência, o que pode gerar custos altos se a pessoa não se adaptar. Também é frequente o empresário não saber calcular os encargos trabalhistas e acabar tendo surpresas no fim do mês. Vamos corrigir isso agora.

Passo a passo prático para contratar e gerenciar

Siga este roteiro para fazer tudo certo desde o início:

• 1. Defina o perfil e as funções: Antes de anunciar, escreva quais serão as tarefas do empregado. Exemplo: atendente de balcão, responsável por receber pedidos, embalar pizzas e limpar o balcão. Isso evita conflitos futuros.
• 2. Anuncie a vaga: Use redes sociais, grupos de WhatsApp locais ou aplicativos como Indeed e InfoJobs. Seja claro sobre horário, salário e benefícios.
• 3. Entreviste e selecione: Pergunte sobre experiências anteriores, disponibilidade e referências. Se possível, faça um teste prático de algumas horas (remunerado).
• 4. Registre o empregado no eSocial: O sistema do governo unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. Você precisa acessar o eSocial (www.esocial.gov.br) e fazer o cadastro inicial da empresa e do empregado. Se for MEI, você pode usar o aplicativo “Meu Trabalhador” ou o site do governo para fazer o registro simplificado.
• 5. Assine a Carteira de Trabalho Digital: Desde 2019, a carteira é digital. Você deve informar os dados do empregado no eSocial, e a carteira é atualizada automaticamente. Não precisa mais preencher a versão física.
• 6. Faça o contrato de experiência: Por lei, o período de experiência pode ser de até 90 dias (45 dias prorrogáveis por mais 45). Isso permite que ambas as partes avaliem se a relação vai dar certo. Redija um contrato simples com dados do empregado, salário, horário e duração da experiência.
• 7. Calcule os encargos mensais: Além do salário, você precisa pagar: INSS (parte do empregado e parte do empregador), FGTS (8% do salário), vale-transporte (se houver necessidade), e 1/12 de férias e 13º salário (proporcional). Use uma calculadora trabalhista online ou um contador para não errar.
• 8. Gerencie a rotina: Estabeleça horários claros, registre a jornada (ponto manual, eletrônico ou por aplicativo) e dê feedbacks frequentes. Um empregado bem orientado rende mais.
• 9. Pague em dia: O salário deve ser pago até o 5º dia útil do mês seguinte ao trabalhado. Atrasos geram multas.
• 10. Faça o desligamento correto: Se o empregado pedir demissão ou for demitido, faça o termo de rescisão no eSocial, calcule as verbas rescisórias (saldo de salário, férias vencidas, 13º proporcional, multa do FGTS) e pague em até 10 dias corridos após o fim do contrato.

Erros comuns

Mesmo seguindo o passo a passo, alguns erros podem aparecer. Veja os mais frequentes e como evitá-los:

• Não registrar o empregado: Isso é ilegal e pode gerar processos trabalhistas com valores altos. Registre sempre, desde o primeiro dia.
• Exigir trabalho extra sem pagar hora extra: Se o empregado trabalhar além da jornada contratada, você deve pagar hora extra com adicional mínimo de 50% sobre o valor da hora normal.
• Não dar intervalo intrajornada: Para jornadas acima de 6 horas, o empregado tem direito a um intervalo de 1 hora (no mínimo) para almoço ou descanso. Não dar esse intervalo gera multa.
• Confundir empregado com estagiário ou autônomo: Se a pessoa trabalha todos os dias, cumpre horário e recebe ordens, é empregado, não estagiário ou autônomo. A fiscalização do trabalho pode autuar você.
• Não ter um contrato de trabalho por escrito: Mesmo que não seja obrigatório para todos os casos, ter um contrato (mesmo que simples) ajuda a definir regras e evita mal-entendidos.

Checklist para contratar e gerenciar

Use esta lista para não esquecer nenhum passo importante:

• [ ] Definir funções e horários do empregado
• [ ] Anunciar a vaga em canais locais ou online
• [ ] Entrevistar e selecionar candidato
• [ ] Fazer o registro no eSocial (ou app Meu Trabalhador)
• [ ] Assinar a Carteira de Trabalho Digital (via eSocial)
• [ ] Redigir e assinar o contrato de experiência (até 90 dias)
• [ ] Calcular e separar o valor do INSS, FGTS e demais encargos
• [ ] Definir método de controle de ponto (manual, app, cartão)
• [ ] Combinar regras de conduta e atendimento
• [ ] Programar pagamento do salário até o 5º dia útil
• [ ] Em caso de demissão, fazer a rescisão no eSocial e pagar as verbas em 10 dias

Perguntas frequentes

1. Posso contratar um empregado sendo MEI?
Sim, o MEI pode contratar até um empregado. O registro é feito pelo eSocial ou pelo aplicativo “Meu Trabalhador”. O empregado terá todos os direitos trabalhistas.

2. Quanto custa ter um empregado com salário mínimo?
Para um salário mínimo (R$ 1.412,00 em 2025), o custo total para o empregador fica em torno de 30% a 40% a mais, considerando INSS patronal (20%), FGTS (8%), férias, 13º e outros encargos. Use uma calculadora trabalhista para ter o valor exato.

3. Preciso de contador para contratar empregado?
Não é obrigatório, mas é altamente recomendado. Um contador evita erros de cálculo e garante que você está em dia com o eSocial e a folha de pagamento. Se você é MEI, pode usar o aplicativo do governo para fazer o básico.

4. O que acontece se eu não registrar meu empregado?
Você pode ser multado pela fiscalização do trabalho, além de sofrer uma ação trabalhista. O empregado pode pedir o reconhecimento do vínculo na Justiça, e você terá que pagar todos os encargos atrasados, com juros e correção.

5. Como demitir um empregado sem justa causa?
Você deve comunicar a demissão, fazer o termo de rescisão no eSocial, calcular as verbas (saldo de salário, férias vencidas e proporcionais, 13º proporcional, multa de 40% do FGTS) e pagar em até 10 dias corridos. O empregado também pode sacar o FGTS e dar entrada no seguro-desemprego, se tiver direito.

Conclusão

Contratar um empregado pode ser o impulso que sua microempresa precisa para crescer, desde que você faça tudo dentro da lei.

Registrar, pagar os encargos, fazer contrato de experiência e gerenciar a rotina são passos essenciais para evitar problemas e construir uma equipe de confiança. Lembre-se: um empregado bem tratado e registrado trabalha mais feliz e ajuda seu negócio a prosperar.

Agora é sua vez: pegue o checklist acima e comece a organizar a contratação do seu primeiro funcionário. Se precisar de ajuda, consulte um contador de confiança. Vamos juntos fazer seu negócio dar certo!

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