Lucro Exato

O que é o contracheque e por que você precisa entender isso hoje?

O contracheque é um documento obrigatório que todo empregador deve entregar ao funcionário todo mês. Nele estão descritos o salário, os descontos (como INSS e vale-transporte), as horas extras e outros valores.

Para o microempreendedor que tem um negócio pequeno, como uma pizzaria, uma lanchonete ou um bar, entender o contracheque é essencial para evitar multas, manter o funcionário informado e não ter problemas com a fiscalização.

Muitos donos de pequenos negócios acham que isso é coisa de grande empresa, mas não é. Se você tem um empregado registrado, o contracheque é lei.

Neste artigo, vou te mostrar, passo a passo, como fazer isso de forma simples e prática, sem termos complicados.

O que a maioria erra ao lidar com o holerite

O erro mais comum é achar que o contracheque é só um papel que o contador resolve. Muitos microempreendedores entregam o contracheque sem conferir se os descontos estão corretos, se as horas extras foram calculadas direito ou se o valor do INSS está de acordo com a faixa salarial do funcionário.

Outro erro frequente é não entregar o contracheque todo mês, ou entregá-lo atrasado. Isso pode gerar multa e, pior, o funcionário pode reclamar na Justiça do Trabalho. Tem também quem confunda contracheque com holerite (é a mesma coisa, mas muita gente acha que são diferentes). E há quem não saiba que o contracheque precisa ter dados como CPF do funcionário, cargo, salário base, descontos e valor líquido. Se você não entrega o contracheque ou o entrega incompleto, está sujeito a multa que pode chegar a um salário mínimo por funcionário. Não é brincadeira.

Passo a passo prático para emitir o holerite do seu funcionário.

Vou te mostrar como fazer o contracheque do zero, mesmo que você não entenda nada de contabilidade. Siga esses passos:

• Passo 1: Tenha os dados do funcionário Antes de qualquer coisa, você precisa do nome completo, CPF, data de admissão, cargo, salário contratual e jornada de trabalho. Tudo isso está na carteira de trabalho e no contrato.
• Passo 2: Calcule o salário base. O salário base é o valor combinado na contratação. Por exemplo, se o funcionário ganha R$ 1.500 por mês, esse é o valor de partida.
• Passo 3: Identifique os proventos. Proventos são os valores que aumentam o salário. Exemplos: horas extras (50% ou 100% a mais sobre a hora normal), adicional noturno (20% a mais sobre a hora diurna), comissão, gorjeta, adicional de insalubridade (se houver). Anote tudo.
• Passo 4: Identifique os descontos obrigatórios Os principais são: INSS (contribuição para a Previdência Social) e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) para salários acima de R$ 2.112 (valor de 2024). Mas, para a maioria dos funcionários de pequenos negócios, o IRRF não se aplica porque o salário é menor. O INSS é descontado em faixas: até R$ 1.412,00, 7,5%; de R$ 1.412,01 até R$ 2.666,68, 9%; e assim por diante. Você pode usar a tabela oficial ou pedir ajuda ao contador.
• Passo 5: Calcule os descontos facultativos. Se o funcionário tem vale-transporte (desconto de até 6% do salário), plano de saúde, pensão alimentícia ou adiantamento salarial, esses valores também são descontados. O vale-transporte é obrigatório; desconta-se se o funcionário usar, mas a empresa também paga uma parte (o valor que excede os 6%).
• Passo 6: Some os proventos e subtraia os descontos. O resultado é o valor líquido que o funcionário vai receber. Exemplo: salário base R$ 1.500 + 10 horas extras (R$ 100) = R$ 1.600 Descontos: INSS de R$ 120 + vale-transporte de R$ 90 = R$ 210 Líquido: R$ 1.390.
• Passo 7: Preencha o documento. Você pode usar um modelo gratuito da internet (procure por modelo de contracheque Word ou Excel) ou usar o sistema de folha de pagamento que o contador fornece. Coloque: nome da empresa, CNPJ, nome do funcionário, CPF, cargo, salário base, todos os proventos e descontos detalhados, valor líquido, data de pagamento e assinatura (pode ser digital).
• Passo 8: Entregue ao funcionário A entrega deve ser feita até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalho. Por exemplo, o contracheque de janeiro deve ser entregue até o quinto dia útil de fevereiro. Guarde uma cópia assinada pelo funcionário para comprovação.

Se você não tem tempo ou paciência para fazer isso, contrate um contador ou use um sistema de folha de pagamento online (existem opções baratas para microempreendedores). Mas nunca deixe de emitir o contracheque.

Erros comuns que podem custar caro para o seu negócio.

O primeiro erro é não entregar o contracheque. Muitos donos de pizzaria e lanchonete pagam o salário por fora, sem registro, e acham que isso é mais fácil Isso é ilegal e pode gerar uma ação trabalhista com valores altíssimos.

O segundo erro é errar o cálculo do INSS. Se você descontar a mais, o funcionário reclama; se descontar a menos, a Receita Federal cobra a diferença com multa.

O terceiro erro é não incluir as horas extras no contracheque. Se o funcionário trabalhou além da jornada, isso precisa estar registrado. Caso contrário, ele pode pedir na Justiça o pagamento dessas horas com acréscimos.

O quarto erro é misturar pagamentos. Por exemplo, pagar parte do salário em dinheiro e parte no contracheque. Isso gera confusão e pode ser considerado fraude. O quinto erro é não atualizar o contracheque quando há mudança de salário, como reajuste ou promoção O documento deve refletir a realidade todo mês.

Checklist para não errar no contracheque do seu funcionário.

• [ ] Tenho os dados completos do funcionário (nome, CPF, cargo, salário, data de admissão).
• [ ] Calculei corretamente o salário base e os proventos (horas extras, adicional noturno, comissão).
• [ ] Calculei o INSS conforme a tabela vigente (2024: alíquotas de 7,5% a 14%).
• [ ] Verifiquei se há desconto de Imposto de Renda (apenas para salários acima de R$ 2.112).
• [ ] Inclui descontos de vale-transporte (máximo 6% do salário) e outros benefícios.
• [ ] Somei proventos e subtrai descontos para achar o valor líquido.
• [ ] Preenchi o contracheque com nome da empresa, CNPJ, dados do funcionário e valores detalhados.
• [ ] Entreguei o contracheque ao funcionário até o quinto dia útil do mês seguinte.
• [ ] Guardei uma cópia assinada pelo funcionário (física ou digital) por pelo menos 5 anos.

Perguntas frequentes sobre contracheque para microempreendedor

1. Preciso entregar contracheque para funcionário que ganha salário mínimo?
Sim. Todo funcionário registrado tem direito ao contracheque, independentemente do valor do salário É obrigatório por lei.

2. Posso emitir o contracheque digital?
Sim. O contracheque pode ser enviado por e-mail, aplicativo de mensagem ou sistema online, desde que o funcionário tenha acesso e concorde. O importante é que ele receba e possa comprovar o recebimento.

Como emitir o contracheque digital (clique aqui).

3. O que acontece se eu não entregar o contracheque?
Você pode ser multado pelo Ministério do Trabalho (multa administrativa) e o funcionário pode entrar com uma ação trabalhista pedindo danos morais e materiais. A multa pode chegar a um salário mínimo por funcionário.

4. Como calcular horas extras ?
A hora extra vale 50% a mais que a hora normal (de segunda a sábado) e 100% a mais em domingos e feriados. Divida o salário por 220 (jornada mensal padrão) para achar o valor da hora normal. Depois multiplique pelo percentual e pelo número de horas extras.

5. O contador pode fazer o contracheque para mim?
Sim, é recomendado. O contador é o profissional mais indicado para calcular e emitir o contracheque, especialmente se você tem dúvidas. Mas o responsável legal ainda é você, então confira sempre.

Conclusão: coloque em prática hoje mesmo.

O contracheque não é um bicho de sete cabeças. Com as informações deste guia, você já pode começar a emitir o documento corretamente para seus funcionários. Lembre-se: isso protege o seu negócio de multas e processos, além de manter uma relação de transparência com sua equipe. Se você ainda tem dúvidas, procure um contador de confiança ou use um sistema de folha de pagamento simples. Não deixe para depois. Acesse o blog lucroexato.com para mais conteúdos práticos como este e compartilhe este artigo com outros empreendedores que precisam dessa orientação.